GED & ERP : la dématérialisation pour renforcer ses processus

La dématérialisation de l’information est un enjeu central de la transformation numérique des entreprises. Il n’est donc pas surprenant que plus de la moitié d’entre elles aient recours à des solutions de GED (Gestion Électronique des Documents). Dans le secteur industriel, ce type d’outil est un atout précieux pour garantir la traçabilité (plans, spécifications produits, process de production, certifications, réglementations…), sortir de la culture papier, favoriser la diffusion des informations et mieux collaborer au sein de l’entreprise.

Pourtant, une solution de GED, aussi sophistiquée soit-elle, peut être la cause de nombreux problèmes si elle n’est pas harmonieusement intégrée au SI. C’est pourquoi la convergence entre la GED et l’ERP s’impose comme une approche pertinente pour disposer d’une information exhaustive, fiable et mise à jour en temps réel.

La GED : pilier incontournable de la transformation numérique  

La GED est un outil indispensable pour les entreprises, notamment dans le secteur industriel où le volume et la complexité des informations à traiter peuvent faire obstacle à la performance. En optimisant la gestion de l’information, la GED facilite le traitement des documents à chaque étape de leur cycle de vie. 

Gestion documentaire et cycle de vie de l’information

La gestion des processus documentaires s’organise autour du cycle de vie des documents produits par l’entreprise. La GED consiste à faciliter le traitement des documents de l’entreprise à chaque étape de leurs parcours, de leur création à leur archivage ou destruction :

Acquisition

Première étape du cycle de vie de l’information, l’acquisition consiste à intégrer les documents dans le système de GED. Il peut s’agir de documents nativement numériques (factures électroniques, rapports PDF, feuilles de calcul…) mais aussi de documents papiers. Dans ce cas, il est nécessaire de numériser ces documents : cette opération consiste à les scanner et à en extraire les données les rendre exploitables via la GED.

Indexation et classification

L’essence de la GED est de faciliter l’accès à l’information. Pour naviguer plus rapidement et trouver ce que l’on cherche, la GED attribue aux documents des métadonnées (mots-clés, tags, descripteurs). Cette étape d’extraction peut être automatisée notamment grâce à la lecture automatique de documents (LAD), qui incluent des technologies telles que la reconnaissance automatique des documents (RAD) et la Reconnaissance Optique de Caractères (OCR). Les meilleures GED proposent des fonctionnalités avancées d’indexation telles que la reconnaissance intelligente de caractères (ICR) et des algorithmes d’analyse sémantique.

Les documents indexés peuvent ensuite faire l’objet d’une classification en fonction des métadonnées qui leur sont attribuées, de manière à les inscrire dans une arborescence de dossiers ou encore de définir des droits d’accès spécifiques. La pertinence de l’indexation et de la classification est cruciale pour que les documents soient réellement accessibles et exploitables.

Stockage 

La GED permet de stocker les documents de manière sûre et structurée. Cette étape vise à garantir l’accessibilité des documents. En local ou dans le Cloud, les données stockées doivent donner lieu à des solutions de backup et être protégées contre les accès non autorisés et les attaques informatiques.

Contrôle et conformité

Le contrôle des documents consiste à vérifier leur intégrité via des mécanismes de hachage ou d’empreintes numériques, gérer les versions des documents et mettre en place des droits d’accès. Cet aspect vise à s’assurer que seules les personnes autorisées ont accès à un document, que ce dernier est la version faisant foi et qu’il n’a pas été altéré.

La conformité recouvre des éléments tels que la durée de conservation, l’audit et la traçabilité des actions effectuées ou encore le respect de normes sectorielles.

Diffusion et partage

La GED organise les flux d’information au sein de l’entreprise en mettant à disposition des collaborateurs une plateforme favorisant la collaboration. En interne, cela se traduit par des fonctionnalités de partage sécurisé, de contrôle des accès, de gestion des versions ou encore d’annotations et commentaires. La gestion du travail collaboratif ou en mode projet est un élément essentiel de la GED en ce qu’elle influe directement sur la performance opérationnelle des collaborateurs.

Archivage

Au-delà de garantir l’efficacité opérationnelle et la sécurité de l’accès à l’information, la GED doit inclure des fonctionnalités d’archivage, lesquelles doivent s’adapter aux enjeux spécifiques des entreprises : durabilité, conformité réglementaire, garantie d’intégrité, possibilités de migration, etc.

Une GED proposant des fonctionnalités avancées est un atout précieux pour les entreprises. Toutefois, un tel outil peut s’avérer insuffisant s’il n’est pas assez intégré au SI.

Les limites d’une GED insuffisamment intégrée au SI 

Pour être pleinement efficace, la GED doit être globale et intégrer tous les flux d’information de l’entreprise. En effet, un manque d’intégration de la GED peut être une source de maux pour les entreprises.

Fragmentation des données : l’écueil des silos d’informations

La fragmentation des données survient lorsque la GED ne centralise pas tous les flux d’information de l’entreprise. La multiplicité des répertoires et bases de données fonctionnant en parallèle génère une redondance des saisies : par exemple, la facture d’un fournisseur est acquise par la GED pour archivage et fait l’objet d’une saisie dans l’ERP pour traitement comptable.

En plus de générer une perte de temps, cette double saisie peut compliquer l’accès aux informations et donner lieu à des erreurs. Dans le secteur industriel, le fait que des données de production soient décorrélées des données comptables et financières peut entraîner une inefficacité opérationnelle, des retards voire des risques économiques.

Manque de traçabilité et risques accrus en matière de conformité

Une GED insuffisamment intégrée au SI pose un problème de partage de l’information à jour et de traçabilité, notamment lorsque les collaborateurs n’ont pas accès immédiatement à la localisation du dernier document modifié et à l’historique de ses modifications.

Par exemple, si la conception d’un produit fait l’objet d’évolutions, les documents associés mis à jour dans la GED ne reflètent pas nécessairement les changements apportés dans l'ERP en termes de coûts ou de spécifications. Cela peut entraîner des incohérences et des erreurs au moment de la production dans l’atelier.

En matière de conformité, une traçabilité lacunaire accroît les risques d'incohérence dans la documentation et de violation des réglementations (normes ISO, RGPD…), qui peuvent donner lieu à d’importantes sanctions.

Pour éviter les coûts opérationnels et les risques posés par une GED insuffisamment intégrée au SI, la meilleure solution consiste à adopter une approche holistique de la gestion de l’information au sein de l’entreprise. Et dans cette optique, un ERP proposant des fonctionnalités de GED est une combinaison gagnante.

Intégration GED-ERP : une convergence bénéfique

Opter pour un ERP intégrant des fonctionnalités de GED avancées est indispensable pour bénéficier de tout le potentiel de ces outils complémentaires, et ce sans devoir recourir à des API ? pour interfacer plusieurs systèmes. La gestion documentaire au sein de l’ERP offre de nombreux bénéfices pour les entreprises :

• Flux d'information optimisé : Un ERP intégrant la GED offre la possibilité d’automatiser l’indexation de la totalité des informations produites par l’entreprise. Cette intégration permet une récupération directe et fiable des données, réduisant ainsi le temps de traitement mais aussi les risques d'erreurs.

   

• Traçabilité renforcée : L'intégration GED-ERP assure une meilleure gestion des versions. Lorsqu'un document est créé dans l'ERP (par exemple une facture électronique), la GED se synchronise instantanément, et vice-versa. Toutes les parties prenantes ont accès à la version la plus récente de l’information. Par exemple, la nouvelle version d’un document de conformité impactant une pièce sous-traitée est prise en compte tant par les équipes de conception que par la comptabilité fournisseur.

   

• Travail collaboratif : L'intégration ERP-GED facilite la collaboration entre services en garantissant aux collaborateurs de travailler avec des informations synchronisées. Lorsqu'un document est modifié dans un service, il est aussitôt disponible pour les autres services via la GED, ce qui évite les délais d'attente et les malentendus.

   

• Vision unifiée : Avoir un référentiel unique de documents permet une meilleure prise de décision. Un ERP intégrant les fonctionnalités de GED dont vous avez besoin offre une vision unifiée des données issues de tous les processus métiers de l’entreprise, quels que soient les services concernés. Cette visibilité à 360° est cruciale pour l'analyse stratégique, qui peut se développer sur un ensemble d’informations exhaustif, fiable et à jour.

   

• Automatisation des processus métier : l’automatisation des workflows pour le traitement des documents de l’entreprise est un levier majeur d’efficacité opérationnelle. Les bénéfices qui en résultent sont une réduction des erreurs, un temps de réponse réduit, une meilleure traçabilité ou encore une collaboration renforcée. La pertinence des règles d’automatisation définies dans la GED dépend en grande partie des données acquises par le logiciel. Certes, un logiciel de GED peut s’intégrer avec d’autres systèmes via des mécanismes d’API, mais ce modèle peut s’avérer complexe. À l’inverse, un ERP incorporant des fonctionnalités de GED évite les problèmes de compatibilité d’API (notamment lors des mises à jour), les coûts supplémentaires (développement, maintenance, formation) et les risques en matière de sécurité.